Elektronische Signatur: welche Gültigkeit?

Gegenwärtig entwickeln sich elektronische Signaturen und Dokumente ständig weiter, während die Papierunterstützung abnimmt. Einige Unternehmen stellen nur noch sehr wenige Informationen auf Papier zur Verfügung. Immer wieder werden Dokumente und rechtliche Verträge in digitaler Form (E-Mail, Download-Link, etc.) übermittelt.

Vereinbarungen, Verträge und andere rechtliche Dokumente

Bis vor kurzem mussten Arbeitsverträge noch ausgedruckt werden. In der Tat war es die einzige Möglichkeit, eine rechtsgültige Unterschrift zu leisten. Mit dem Aufkommen des elektronischen Personalausweises eIDAS (electronic identity verification, authentication and trust services) ist es nun möglich, bestimmte Dokumente mit elektronischen Signaturen zu unterschreiben. Es ist jedoch anzumerken, dass nur sehr wenige Unternehmen in der Lage sind, diese Technologie zu nutzen.

Am 21. Juli 2016 hat die europäische Verordnung Nr. 910/2014 zum „eIDAS“ oder elektronischen Identifikationsgesetz die elektronische Unterschrift von Verträgen mit qualifizierter Signatur erlaubt. In der Folge erlaubte das belgische Gesetz vom 15. Januar 2018 die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen durch andere Formen der elektronischen Signatur. Es hat diese auch legalisiert.

Interne Kommunikation

Plakate sind seit jeher die bevorzugte Methode der Kommunikation in Unternehmen. Sie befinden sich in der Regel in den Räumen, die von den Mitarbeitern am meisten frequentiert werden. Sie finden sich in Kantinen, Firmeneingängen, kleinen Plakatflächen oder Besprechungsräumen, wie Küchen oder Fluren.

Dadurch ist die Kommunikation auf einen oder mehrere strategische Punkte beschränkt. Die Absicht ist, die Massenverteilung oder die Masseneindrücke an die Arbeiter zu streichen. Nach und nach erschienen E-Mails. Sie werden zunächst zu Favoriten für die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern, dann innerhalb der Hierarchie und schließlich zwischen den Hierarchien. Computerserver sind heute globalisierter und sicherer. Es ist nutzlos, den Eindruck zu erwecken, es verdoppelt die Aufgabe.

Elektronische Signaturen und Dokumente nach eIDAS

Heute definiert eIDAS drei Formen elektronischer Signaturen entsprechend ihren Anforderungen: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte. Eine einfache elektronische Signatur bezieht sich auf solche, die von einem Computer gescannt und auf ein elektronisches Dokument geklebt werden. Manchmal ist es unerlässlich, die Kontrollkästchen im Dokument digital anzukreuzen, um es zu validieren.

Fortgeschrittene elektronische Signaturen können durch elektronische Erstellung erreicht werden. Nur der Unterzeichner kann es kontrollieren, es erlaubt, jede Änderung seiner Informationen zu erkennen. Dies ist im Wesentlichen derjenige, der mittels digitaler Zertifikate angewendet wird. Sie ist nur mit dem Unterzeichner verknüpft. Daher kann seine Identität ermittelt werden. Eine qualifizierte elektronische Signatur garantiert die Vertraulichkeit der Daten, die zur Erstellung der elektronischen Signatur verwendet wurden. Es basiert, wie der Name schon sagt, auf einem qualifizierten Zertifikat.

Welche Geschäftsbereiche können von der elektronischen Signatur profitieren?
Docusign: Präsentation, Herausforderungen und Vorteile